Le photobooth miroir est un outil de lead generation redoutable en événement B2B. Il convertit l'animation en donnée. Cependant, la collecte d'emails, de numéros de téléphone ou d'images doit impérativement respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Voici les points essentiels pour une collecte clean et efficace.
1. Le Consentement : La règle d'or
Le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque.
- Libre : La participation à la photo ne doit pas être conditionnée à la collecte des données. L'envoi par email doit être une option.
- Spécifique : La case à cocher pour le consentement marketing (e.g., *« J'accepte de recevoir des communications de [VOTRE MARQUE] »*) doit être séparée du simple consentement pour l'envoi de la photo.
- Éclairé : Les participants doivent savoir à quelle fin leurs données sont collectées (pour recevoir la photo, ou pour des communications futures).
2. Les Mentions Légales : Être transparent
Même sur un écran de photobooth, la transparence est obligatoire. Les participants doivent pouvoir accéder facilement à :
- L'identité du Responsable du Traitement (Votre entreprise).
- La Finalité du Traitement (Envoi de photo, marketing, etc.).
- La Base Légale (Consentement).
- L'existence d'un droit de retrait et de rectification.
Une simple phrase du type : « Vos données seront utilisées pour l’envoi de votre photo et, si vous cochez la case, pour nos communications commerciales. Vous pouvez vous désabonner à tout moment. » est souvent suffisante, renvoyant vers la politique de confidentialité complète.
3. Le Rôle du DPA (Data Processing Agreement)
MirrorEffect agit en tant que Sous-Traitant car nous traitons les données (emails, photos) pour votre compte. Votre entreprise est le Responsable du Traitement.
Un Data Processing Agreement (DPA), ou Contrat de Sous-Traitance, est obligatoire. Ce document formalise :
- Les instructions que vous nous donnez sur le traitement des données.
- Nos engagements de sécurité et de confidentialité.
- La procédure en cas de violation de données.
Chez MirrorEffect, le DPA est systématiquement inclus dans nos contrats B2B pour garantir la conformité totale de la chaîne de traitement.
4. Gestion et Sécurité des Données
Les données collectées via le photobooth doivent être sécurisées et traitées avec soin :
- Transfert Sécurisé : Les emails et photos sont stockés de manière sécurisée et vous sont transférés via un canal chiffré.
- Durée de Conservation : Définissez et respectez une durée de conservation (e.g., les données de l'événement seront supprimées de nos serveurs après 30 jours).
- Portabilité : Les utilisateurs peuvent demander à récupérer leurs données (la photo et l'email collecté).
Checklist express (Collecte & RGPD)
- Valider les Mentions : S'assurer que le texte de consentement marketing est clair.
- Case Opt-in : La case marketing doit être décochée par défaut.
- Signer le DPA : S'assurer que le Contrat de Sous-Traitance avec le prestataire est inclus.
- Transparence : Les participants sont informés de l'utilisation future des emails.
Logistique simple & fluide
L'activation du formulaire de collecte sur le MirrorEffect est rapide. Nous configurons l'écran d'accueil avec vos logos, vos questions (si nécessaire) et vos mentions légales pour une mise en place sans friction et conforme.
FAQ — Entreprise & Légal
Pouvons-nous collecter autre chose que l'email ?
Oui : Nom, prénom, fonction, ou une question personnalisée. Le principe de consentement RGPD reste le même pour chaque donnée.
Que se passe-t-il si un invité ne veut pas laisser d'email ?
Le MirrorEffect permet aux invités de faire leur photo et de la recevoir par SMS, sans forcément devoir laisser un email (si l'option SMS est activée). La photo peut aussi être simplement imprimée.
Comment récupérer les fichiers ?
Nous vous fournissons la liste des emails et les photos associées dans un format exploitable (CSV, ZIP) via un lien sécurisé J+1 ou J+2, selon le volume.